Vrijwilligersprotocol      

1. Inleiding : 

Op de Algemene Ledenvergadering van 04 november 2009 is het voorgenomen besluit aanvaard om, ingaande seizoen 2010-2011, een vrijwilligersbijdrage in te voeren voor alle ingeschreven spelende leden vanaf 16 jaar evenals de ouders van spelende leden tot 16 jaar. Deze bijdrage is een verplichting en geen vrijwillige bijdrage. Het voorgenomen besluit heeft verder vorm gekregen in onderstaand voorstel, lees: vrijwilligersprotocol. Dit voorstel zal ter instemming aan de leden worden voorgelegd. Indien de leden instemmen met het voorstel, zal het Huishoudelijk Reglement van de vereniging worden aangepast.

 2. Reden van dit besluit .

De vereniging heeft de laatste jaren een onevenredige groei doorgemaakt: het aantal spelende leden is sterker gegroeid dan het aantal vrijwilligers. Het is steeds moeilijker gebleken om jaarlijks voldoende vrijwilligers te werven om de club draaiende te houden. Lid zijn van een grote voetbalvereniging als s.v. Walcheren kan door de ontstane situatie niet langer geheel vrijblijvend zijn. Dit houdt in dat bepaalde taken alleen met gezamenlijke inspanningen kunnen worden gerealiseerd. Vanaf het seizoen 2010- 2011 zal er binnen s.v. Walcheren aan alle spelende leden vanaf 16 jaar en ouders / verzorgers van spelende leden tot 16 jaar, de verplichting worden opgelegd bepaalde taken voor de vereniging te verrichten. In de Algemene Ledenvergadering van maandag 29 maart 2010 zal “de vergadering” instemming moeten verlenen. Het Bestuur wenst te benadrukken dat deze verplichting niet vrijblijvend is. Bij alle woonadressen zal er een extra financiële bijdrage van worden doorberekend in de jaarlijkse contributie. De hoogte van de extra financiële bijdrage is echter wel afhankelijk van de “samenstelling van het woonadres” ( zie punt 6 ). Deze extra financiële bijdrage wordt door de penningmeester op een aparte rekening ondergebracht. Na de vrijwilligerstaken te hebben uitgevoerd, zal de penningmeester de extra financiële bijdrage terugstorten op de rekening van het woonadres.  

3. Voor wie gelden de verplichtingen ?

De verplichting, diensten voor de vereniging te verrichten, zal voor alle “woonadressen” gelden. 

De beoogde doelgroepen zijn: 

1. spelende leden vanaf 16 jaar. Alléén in – en na overleg met de ouders / verzorgers kan van de leeftijd worden afgeweken, bijv. 15 jaar. Deze categorie spelende leden vult de verplichting zelf in.

2. voor spelende leden jonger dan 16 jaar wordt deze verplichting ingevuld / uitgevoerd door de ouder(s) / verzorger(s) van het kind. Ook hier, alléén in – en na overleg met de ouders / verzorgers, kan hiervan worden afgeweken. Het is ook goed mogelijk dat de taak wordt waargenomen door een ander lid van de familie, bijv. de grootouders. Uiteraard is het ook mogelijk dat de invulling van vrijwilligers werk van spelende leden vanaf 16 jaar, door de ouders / verzorgers wordt verzorgd.

4. Wat gebeurt er als ik bij aanvang seizoen besloten heb geen vrijwilligerswerk te doen ?

In de maand mei 2010 zullen alle woonadressen een brief van de secretaris ontvangen. Hierin zal worden vermeld welke stappen ondernomen moeten worden. Niet verzorgen van vrijwilligerswerk, houdt automatisch in dat de penningmeester de extra financiële bijdrage zal “vorderen”. Hiermee is er sprake van “afbetaling” van het woonadres ( zie schema categorieën ) en vrijstelling van de verplichting.

5. Wat gebeurt er als ik bij aanvang seizoen heb aangegeven vrijwilligerswerk te doen, maar uiteindelijk blijkt de toegezegde taak / taken niet – of deels te zijn uitgevoerd ?

Indien u de taak / taken niet heeft uitgevoerd, dan zal, zoals eerder vermeld, de penningmeester de extra financiële bijdrage “vorderen”. Indien u slechts een deel van de afgesproken taak / taken heeft uitgevoerd, zal de penningmeester een deel van de extra financiële bijdrage “vorderen”. 

6. Overzicht categorieën en grootte vrijwilligersbijdrage.

De voetbalvereniging s.v. Walcheren hanteert 2 categorieën, waarbij een leeftijdsgrens rond de 16 jaar wordt aangehouden. Verder wordt er uitgegaan van minimaal 4 x 5 uur vrijwilligerswerk per voetbalseizoen. Het volgende voorbeeldschema kan worden toegepast:

 Per woonadres: 

 1 spelend lid ouder dan 16 jaar per woonadres 

4 x 5 uur vrijwilligerswerk of afbetaling € 40,= per woonadres

meerdere spelende leden ouder dan  16 jaar per woonadres

per lid, 4 x 5 uur vrijwilligerswerk of € 40,= per lid, per woonadres

1 spelend lid ouder dan 16 jaar en  1 spelend lid jonger dan 16 jaar per woonadres

4 x 5 uur vrijwilligerswerk verricht door het spelend lid & 4 x 5 uur vrijwilligerswerk verricht door een ouder / verzorger of ander lid van de familie of € 40,= per categorie, per woonadres 

1 spelend lid ouder dan 16 jaar en  meerdere spelende leden jonger dan 16 jaar per woonadres

4 x 5 uur vrijwilligerswerk verricht door het spelend lid & 4 x 5 uur vrijwilligerswerk verricht door een ouder / verzorger of ander lid van de familie of € 40,= per categorie, per woonadres!

1 spelend lid jonger dan 16 jaar per woonadres

4 x 5 uur vrijwilligerswerk verricht door de ouder / verzorger of ander lid van de familie of € 40,= per woonadres

meerdere spelende leden jonger dan 16 jaar per woonadres

4 x 5 uur vrijwilligerswerk verricht door de ouder / verzorger of ander lid van de familie of € 40,= per woonadres

Het is zeker niet de intentie met strak omlijnde kaders te gaan werken, integendeel. Bovenstaande dient meer te worden gezien als richtlijn. In overleg met de nog aan te stellen vrijwilligerscoördinator, is “van alles” mogelijk. Het is goed mogelijk dat bij ruime fysieke bijdragen, er niet sprake hoeft te zijn van “4 beurten”, maar van ( aanzienlijk ) minder. 

De volgende taken en uren ( 4 x 5 uur = 20 uur ) kunnen als uitgangspunt worden aangehouden:

Bar – en / of keukendienst = 5 uur per dienst

Schoonmaak kantine ( incl. toiletten, keuken & bestuurskamer ): 5 uur per dienst

Schoonmaak kleedkamers ( incl. hal, toiletten en doucheruimtes ): 5 uur per dienst

Scheidsrechter A-, B- en / of C-jeugd: 8 wedstrijden op jaarbasis.

Scheidsrechter D-, E- en / of F-jeugd: 12 wedstrijden op jaarbasis.

Verzorgen van vervoer binnen Walcheren: 0 uur per dienst, vervoer verzorgen buiten Walcheren, binnen Zeeland: 3 uur per dienst en vervoer verzorgen buiten Zeeland: 5 uur per dienst.

Deze criteria zullen gelden voor het seizoen 2010-2011 en kunnen mogelijk wijzigen per seizoen 2011-2012.

7. Aanmelding .

Alle leden zullen in de maand mei ( 2010 ) van de secretaris een brief en / of formulier   ( zie laatste pagina ) ontvangen. Dit formulier is overigens ook te verkrijgen via de website. Hierop kunt u aangeven of u ja / nee vrijwilligers werk wenst te doen. Indien u akkoord gaat, kunt u uw voorkeur in taak en – tijdstip kenbaar maken. Bij uw voorkeur is er sprake van een eerste -, tweede – en derde keuze. Het aangeven van uw voorkeur is geen garantie dat u de taak kunt uitvoeren op voorgestelde momenten; uiteraard zal de vrijwilligerscoördinator zijn / haar uiterste best doen het “woonadres” tegemoet te komen. Ook heeft u de mogelijkheid aan te geven met wie u graag ( als koppel of als groep ) de taak wenst uit te voeren. Verder is van belang dat alleen spelende leden vanaf 16 jaar, bardiensten kunnen verzorgen. De aanmelding dient te geschieden vóór 01 juli 2010.

8. Ontheffing van de verplichting .

Bovenvermelde verplichting is niet van toepassing voor alle leden die als niet-spelend lid geregistreerd staan en ook geen voetballend lid per woonadres hebben. Hieronder verstaat het Bestuur o.a. de leden van de afdeling Biljart en / of – Badminton. In het bijzonder, met de afdeling Biljart zullen specifieke afspraken worden gemaakt m.b.t. het verzorgen van doordeweekse bar – en keukendiensten. 

 9. Verantwoording .

Het Bestuur is voornemens alle extra financiële bijdragen te storten op een aparte rekening van de vereniging, in een zgn. “vrijwilligersfonds” en ieder boekjaar, dit bedrag  te oormerken. Op de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering zal de penningmeester van s.v. Walcheren verslaglegging doen van de baten van genoemd vrijwilligersfonds en eventueel besteding ervan. 

 10. De vrijwilligerscoördinator .

Het Bestuur zal een zgn. vrijwilligerscoördinator aanstellen die de werving, inventarisatie en totaalschema voor de vereniging verzorgt. Deze heeft geregeld overleg met de secretaris, de clubhuiscoördinator en scheidsrechtercoördinator.  De vrijwilligerscoördinator is ( eind ) verantwoordelijk voor de administratie t.a.v. de uitvoering vrijwilligerstaken ( zgn. vrijwilligerswerkbriefjes en totaaloverzicht ).   De vrijwilligerscoördinator legt verantwoording af bij de secretaris.  De vrijwilligerscoördinator ontvangt een vergoeding voor zijn / haar werkzaamheden. De hoogte van de vergoeding wordt in onderling overleg tussen voorzitter en vrijwilligerscoördinator vastgesteld. De vrijwilligerscoördinator maakt geen deel uit van het Algemeen Bestuur.

11. Betaling van vrijwilligers .

Het bestuur is van mening dat vrijwilligers, die na het uitvoeren van de eigen taak, “gevraagd / gedwongen” een vervolg geven aan het vrijwilligerswerk, hiervoor een kleine vergoeding kunnen ontvangen. 

 12. Traject tot implementatie .

Op maandag 15 februari en woensdag 17 februari zal het Bestuur een informatieavond organiseren. Alle leden / woonadressen ontvangen een uitnodiging, waarin niet alleen datum, tijdstip en locatie wordt vermeld, maar ook wordt verwezen naar de website. Na alle informatieavonden, zal maandag 29 maart 2010, een Bijzondere Algemene Ledenvergadering worden uitgeschreven, waarbij het bestuur een heldere formulering van het voorstel verzorgt. Dit voorstel zal ter instemming aan de leden worden voorgelegd. Daar zal de “GO or NO GO” plaatsvinden!

13. Slotopmerking . 

 Daar waar dit document niet in voorziet, beslist het Bestuur in – en / of na overleg met de vrijwilligerscoördinator of Algemene Ledenvergadering. Eindverantwoording ligt te allen tijden bij het Dagelijks Bestuur.  

14. Samenvatting .

 Kort gesteld, als men lid is van de s.v. Walcheren, dan wordt van al haar leden verwacht dat zij naast de contributie ( financiële bijdrage ) ook nog een aantal keren aan de beurt zijn “iets te doen” voor de eigen vereniging. Wil – of kan men niet “iets doen”, dan kan “de beurt” worden afgekocht. De penningmeester zal voor het seizoen 2010-2011 van alle woonadressen een extra financiële bijdrage verlangen.

Bestuur s.v. Walcheren